Każdemu pracownikowi, który jest zatrudniony na podstawie stosunku pracy, czyli posiada podpisaną umowę o pracę przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego. Urlop to dni wolne od pracy, za które należy się pełne wynagrodzenie w wysokości dokładnie takiej, jak za dni, w których przebywa w pracy. Czasem jednak zdarza się, że zamiast dni urlopu pracownicy otrzymują ekwiwalent pieniężny. Obu świadczeń nie można łączyć, tzn. nie można najpierw iść na urlop, a później za wykorzystane wolne dni dodatkowo otrzymać pieniędzy. Czy więc oznacza to, że pracownik ma prawo wybrać czy chce otrzymać wolne dni, czy ekwiwalent finansowy?
Urlop a ekwiwalent – nie można wybierać
Niestety tak nie jest. Co do zasady urlop i ekwiwalent nie są świadczeniami równoważnymi, czyli nie można ich stosować zamiennie, a co za tym idzie wybierać jednego z nich według swoich preferencji. Prawo do urlopu ma bowiem na celu zapewnienie pracownikom warunków do regeneracji sił pomiędzy pobytami w pracy. Co więcej, zostało ono dodatkowo umocowane prawnie nie tylko w Kodeksie pracy, ale także przez wpisanie go do Konstytucji RP, która w art. 66 ust. 2 stwierdza, iż każdy pracownik ma prawo do ustawowo określonych dni wolnych, a także do “corocznych płatnych urlopów”.
Zagwarantowane w Konstytucji prawo do urlopu wypoczynkowego zostało skonkretyzowane w art. 152 Kodeksu pracy. Warto jednak pamiętać, że Kodeks pracy obejmuje wyłącznie prawa i obowiązki wynikające ze stosunku pracy, a nie dotyczy w ogóle umów-zleceń czy umów o dzieło. Co do zasady więc, przepisy o urlopie i o ewentualnym ekwiwalencie nie dotyczą tego typu umów. W sprawie umów o pracę kodeks mówi m.in. że pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu. Już z tego zapisu można wnioskować, że zakazana jest dobrowolna rezygnacja z urlopu, by otrzymać w zamian wypłacony przez pracodawcę ekwiwalent pieniężny.
Łączny wymiar czasu urlopu określa się na rok kalendarzowy. Wynosi on 20 lub 26 dni w zależności od doświadczenia pracownika. Co prawda jest dopuszczalna sytuacja, w której pracownik w ciągu danego roku nie wykorzysta całego wymiaru urlopu, ale również wówczas nie należy mu się z tego tytułu ekwiwalent za zaległe dni. W takim przypadku Kodeks pracy w art. 168 przewiduje możliwość wykorzystania zaległego urlopu do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Ekwiwalent “na pożegnanie”
Podstawową zasadą dotyczącą ekwiwalentu finansowego za urlop jest to, że nie można go otrzymać w okresie zatrudnienia u danego pracodawcy. Przysługuje on pracownikom wyłącznie wówczas, gdy mają jeszcze niewykorzystany urlop, ale kończy się ich zatrudnienie w danym zakładzie. Mówi o tym art. 171 Kodeksu pracy, zgodnie z którym w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub części z powodu rozwiązania, lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracownikowi należy się ekwiwalent. Możemy więc go otrzymać jedynie “na pożegnanie” z pracodawcą, co wynika z faktu, że w sytuacji rozwiązania stosunku pracy wykorzystanie pozostałych dni wolnych i tak nie byłoby możliwe.
Istnieje jednak jedna sytuacja, w której wygaśnięcie obowiązującej umowy o pracę przy zaległych dniach urlopu nie musi oznaczać wypłaty ekwiwalentu. Dzieje się tak wówczas, gdy bezpośrednio po zakończeniu obowiązywania jednej umowy pracownik podpisuje z tym samym pracodawcą kolejną umowę. Musi to być jednak również umowa o pracę, ponieważ tylko w takiej sytuacji pracownik zachowuje określone przepisami uprawnienia urlopowe. W przypadku zawarcia nowej umowy w tym samym zakładzie bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej, pozostałe pracownikowi do wykorzystania dni urlopu mogą zostać przeniesione na czas obowiązywania nowej umowy i zgodnie z przepisem art. 172 § 3 Kodeksu pracy pracodawca nie ma wówczas obowiązku wypłaty ekwiwalentu. W takim przypadku jednak konieczne jest zawarcie porozumienia między obiema stronami (tj. pracodawcą i pracownikiem) o przeniesieniu zaległego urlopu na kolejny okres zatrudnienia, którym jest z punktu widzenia prawa nowa umowa o pracę. Porozumienie takie zawiera się zwykle w formie pisemnej.
Jak obliczyć ekwiwalent?
Wysokość wypłacanego po ustaniu stosunku pracy ekwiwalentu co do zasady odpowiada wysokości wynagrodzenia pracownika w przeliczeniu na liczbę dni, za które otrzymuje on ekwiwalent. Nie powinna więc znacząco różnić się kwotowo od wysokości wynagrodzenia za czas urlopu, przy czym na każdy rok ustalany jest specjalny współczynnik określający średnią liczbę dni roboczych w miesiącach danego roku. Następnie średnią pensję brutto z ostatnich 12 miesięcy dzieli się przez współczynnik ekwiwalentu i mnoży przez liczbę godzin pracy w jednym dniu roboczym. W przypadku pełnego etatu będzie to 8 godzin. W ten sposób obliczana jest godzinowa wysokość ekwiwalentu do wypłaty. W zależności od liczby pozostałych zaległych dni urlopu należy ją odpowiednio pomnożyć przez łączną liczbę godzin, by wyliczyć jego wysokość. Do kwoty brutto, na podstawie której oblicza się ekwiwalent, wliczane są również zmienne składniki wynagrodzenia, w tym premie czy prowizje. W przypadku składników obejmujących więcej niż jeden miesiąc (premia kwartalna czy półroczna) wlicza się te, które zostały wypłacone w ciągu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, a w przypadku tych obejmujących maksymalnie miesiąc wypłacone w ciągu ostatnich 3 miesięcy.
Nie trzeba składać wniosku o ekwiwalent
Warto pamiętać, że jeśli zakończymy okres zatrudnienia u danego pracodawcy, a mamy niewykorzystane dni urlopu, to wypłacenie ekwiwalentu jest jego obowiązkiem i powinno nastąpić automatycznie. Pracodawca nie ma prawa się od tego uchylać czy domagać złożenia przez pracownika dodatkowego wniosku. Jeśli nie wypłaci ekwiwalentu, to narusza przepisy kodeksu pracy i należy wystąpić do niego z roszczeniem o wypłatę. Takie roszczenie przedawnia się z upływem trzech lat od momentu rozwiązania stosunku pracy.
Artykuł przygotowano na podstawie: https://zaradnyfinansowo.pl/ekwiwalent-za-niewykorzystany-urlop/
