Zacznijmy od początku – RODO Rozporządzenie o ochronie danych osobowych w skrócie RODO stanowi Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego 2016/679, mającego na celu ochronę osób fizycznych związanego z przetwarzaniem danych osobowych oraz swobodnego przepływu tych danych, a także mówi o uchyleniu dyrektywy 94/46/WE (jest to dyrektywa z 1994 roku, mówiąca o przetwarzaniu danych osobowych). Rozporządzenie to weszło w życie 25 maja 2018 roku, rozporządzenie to, ujednolica zasady ochrony danych osobowych obowiązujące na terytorium wszystkich krajów członkowskich Unii Europejskiej.
Głównym założeniem twórców rozporządzenia, oprócz jednolitej normalizacji prawnej na terenie Unii Europejskiej, jest także umożliwienie mieszkańcom terenów podległych prawodawstwu Unii Europejskiej na lepszą kontrolę swoich danych osobowych. Ustanowienie takiego prawa zostało wymuszone przez, szereg czynników związanych z postępem technologicznym XXI wieku, gdzie zastosowane obecnie technologie ułatwiają dokonywanie cyberprzestępstw poprzez nielegalne pobieranie danych osobowych. RODO, najprościej zdefiniować można jako: świadome i jednoznaczne, złożenie oświadczenia zezwalającego pobierającemu na przetwarzanie danych osobowych, przekazane w sposób dobrowolny i konkretny.
Archiwizacja dokumentów – sprzed 25 maja 2018 roku
Pracodawcy w swoich archiwach, przez lata zebrali mnóstwo danych osobowych, wprowadzone, w życie 25 maja 2018 roku RODO, pozostawia wątpliwość dotyczącą archiwizacji dokumentów i akt sprzed tego okresu. Istotnym natomiast w tej sytuacji, wydaje się brzmienie motywu 171 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych, mówiące, że jeżeli osoba czy jednostka pobierająca dane do przetwarzania, miała za podstawę zgodę, w myśl dyrektywy 95/46/WE (poprzednie rozporządzenie regulujące przetwarzanie danych osobowych), w takiej sytuacji, osoba, od której dane te, zostały na tych zasadach pobrane, nie musi ponownie wyrażać zgody. To „wyjście awaryjne”, w zdecydowany sposób ułatwi porządkowanie dokumentów i akt, archiwizowanych przez dekady.
Jeżeli jednak pracodawca zdecyduje się, by archiwizacja dokumentów, które zgromadzone zostały przed wejściem w życie RODO, była z nim zgodna, pozwoli na zyskanie czasu na wprowadzenie zmian w archiwum. Porządkowanie dokumentów i akt, tak by dostosować je do wymogów RODO, przyniesie podwójną korzyść, ponieważ oprócz dostosowania się do panujących przepisów, pozwoli także na, zminimalizowanie archiwizowanych danych.
Konieczne będzie przeprowadzenie inwentaryzacji, przechowywanych danych. Podkreślić należy, że nie ma jednoznacznego wskazania ustawodawcy, dotyczącego konieczności usunięcia danych osobowych, archiwizowanych przed wejściem, w życie RODO. Archiwizacja dokumentów i akt na zasadach ujętych w RODO – przygotowanie archiwum.
Przygotowując archiwum do porządkowania dokumentów na zasadach ujętych w RODO, należy przestrzegać kilku prostych kroków:
- organizacja procesów z działu Human Resources – właściwe określenie sposobu pobierania danych przez pracowników z zakresu HR. Należy zidentyfikować zbiór danych, a także konieczne jest określenie celu, dla jakiego dane są przetwarzane, ważne jest, wskazanie sposobu przetwarzania danych: informatyczny, w pamięci wirtualnej tzw. chmurze obliczeniowej, czy systemie informatycznym.
- uporządkowanie dokumentów i akt, zgodnie ze sposobem wykorzystania – inwentaryzację procesów przetwarzania danych i ustalenie narzędzi, za pomocą których przetwarzane są dane, pokaże to sposób wykorzystania danych oraz wskaże podmioty, którym te dane są udostępnione (klasyfikacja archiwizowanych akt i dokumentów, jako kadrowo- płacowe, czyli te konieczne do udzielenie urlopu, wypłacenia wynagrodzenia, listy obecności, czy udokumentowania przeprowadzonych szkoleń).
- wskazanie pracodawcy jako administratora, współadministratora, czy przetwarzającego archiwizowane akta, czy dokumenty. Pracodawca najczęściej administruje dane, jednak bywają, od tej sytuacji wyjątki np. wykupując grupowe ubezpieczenia pracownicze, stawia go w sytuacji przetwarzającego dane.
- wskazanie podmiotów, którym archiwizowane dokumenty i akta, są przekazywane, pozwoli to na uporządkowanie i modernizację umów z tymi podmiotami.
- zakup niszczarek dokumentów zgodnych z normami.
- sporządzenie rejestru czynności i przetwarzania- prowadzenie takiego ogółu czynności niesie ze sobą same korzyści. Porządkowanie dokumentów, a potem ich archiwizacja, przeprowadzona zgodnie z zasadami opartymi na rejestrze czynności przetwarzania, pozwoli zapanować nad ogółem zgromadzonych danych.
Wprowadzenie ustawy z 25 maja 2018 roku dotyczącej RODO, na pewno zwróciło uwagę przedsiębiorców na sposób przetwarzania danych. Właściwa archiwizacja dokumentów i akt wymaga, kilku zabiegów. Konieczne jest jednak ich przestrzeganie, ponieważ kiedy nie zastosujemy nowych przepisów przy archiwizacji dokumentów, grożą nam poważna sankcje, zarówno pieniężne, jak i administracyjne, także w najlepszym interesie pracodawców jest, archiwizowanie dokumentów i akt na zasadach ujętych w rozporządzeniu unijnym dotyczącym RODO.
