Poprzedni artykuł skończyłem tym, że osoby inteligentni finansowo koncentrują swoją uwagę na swoich kosztach i aktywach. Chciałbym szerzej powiedzieć na ten temat, aby wyjaśnić podstawowe metody zarządzania danymi pozycjami, bo większość z nas goni się za większym zarobkiem(płacąc za to określoną cenę), który w końcu nie ulepsza nasze życia, a na odwrót pogarsza.
Koszty odgrywają ważną rolę w naszym budżecie, ale jeżeli nie będziemy go kontrolować to nic dobrego z tego nie będzie. Każdy zaczyna tą drogę od małych kroków, praktykując różne metody zarządzania. Zaczynamy od najprostszych systemów, które z czasem udoskonalamy, aby maksymalnie odpowiadał naszym potrzebom, w którym można będzie maksymalnie efektywnie zarządzać naszymi pieniędzmi.
Przy zarządzaniu dużym majątek, który składa się w wielu aktywów, trzeba na początku nauczyć się operować małymi kwotami, żeby nie występował chaos przy kontrolowaniu większym wolumenem. Tym bardziej nie ma szansy wdrażać inny system oszczędzania bez pierwotnego przygotowania.
Zauważyłem, że kiedy ludzie słyszą o planowaniu i kontrolowaniu budżetu, to reagują raczej negatywnie, bo …. i tu lecą różnego rodzaju wymówki, które na pewno znacie: „nie znam się…”,”nie udało się…”,„nie mam pojęcia od czego zacząć…”, „nie ogarniam Excela…” itd. Najgorzej jest to, że ludzie kojarzą dany proces tylko z nudnym przepisywaniem wydatków z paragonu bez wyciągania żadnych sensownych wniosków.
Kontrolowanie swojego budżetu można zacząć w rozmaity sposób: na kartce papieru; przez Excel; różnego rodzaju aplikację, które można zainstalować za darmo na telefon lub komputer; lub aplikacje, które umożliwiają zarządzania online; zarządzanie przez Google Doc, Numbers, OpenOffice itd. Czyli jak widać, sposobów występuje dużo i każdy decyduje jaki mu najbardziej pasuje.
Powiem z góry ze papierową wersję nie lubię, ponieważ według mnie to zbyt czasochłonne i pracochłonne. Dodatkowo trzeba zbierać mnóstwo papierków i w jakiś sposób to analizować. Jeżeli przy kalkulacji popełniamy błąd to wtedy trzeba poświęcić dużo czasu, aby go odnaleźć i potem wszędzie poprawiać, aby zmienić salda i w konsekwencji mamy bród w zapisach i stracenie czasu. Papierowa forma ogranicza nas w działaniach i po kilku miesiącach możemy zrezygnować z planowania i kontrolowania budżetu. Zdaje sobie sprawę z tego, że w dzisiejszych czasach wszyscy są zajęci i przychodząc z pracy nie mamy sił czymś dodatkowym zajmować, dlatego należy wykorzystywać nowoczesne narzędzia, aby móc ułatwić i przyspieszyć dany proces zarządzania.
Dodatkowo powiem o darmowych aplikacjach, które można ściągnąć na telefon, komputer lub online. Oczywiście dana forma zarządzania eliminuje mnóstwo wad, które występowały przy papierowej formie, ale na pewno nie będzie spełniała wszystkich Twoich oczekiwań. Haczyk kryje się w tym, że jeżeli będziesz chciał dodatkowe opcje w danej aplikacji to wtedy będziesz musiał za każdą dodatkowo zapłacić, która nie koniecznie będzie odpowiadać Twoim potrzebom.
Teraz kilka słów o arkuszach kalkulacyjnych Excel udostępnianych w Internecie przez różnych Blogerów lub gotowych szablonach znajdują się w środku samego Excela. Według mnie one prawie niczym się nie różnią, ale dla osób, które dopiero zaczęli przygodę z kontrolą finansów to będzie w miarę wystarczająco, ale nie do końca. Dlaczego?
Dlatego, że większość szablonów przedstawiają miesięczne sprawozdanie na osobnym arkuszu z podziałem na ilość dni w miesiącu – dana czynność komplikuje analizę danych.
Kiedyś też praktykowałem takim szczegółowym wypisywaniem, aby każdy konkretny koszt znajdował się w tym dniu w którym został poniesiony, ale nic wartościowego z tego nie wyszło. Nas będzie bardziej interesować poniesiony łączny koszt na daną kategorie w danym miesiącu, dlatego poszczególne kategorii muszą się znajdować się w jednym arkuszu.
Dane miesięczne należy rozmieszczać w poszczególnych kolumnach, które znajdują się jedna za drugą, aby móc szybko i łatwo porównać pozycje, a nie grzebać się po wszystkich arkuszach.
Dodatkową wadą, którą widzę w tych wszystkich szablonach to, że nie rozróżniają pieniądza papierowego i elektronicznego, bo teraz każdy większość kasy trzyma na rachunku bankowym, a część w portfelu w postaci banknot i monet. Powiem więcej, że niektórzy mają kilka rachunków bankowych za pomocą których opłacają bieżące rachunki. Już milczę, że występuje opłaty rachunków za pośrednictwem waluty, czyli USD ($), EUR (€). Nasz system musi odróżniać każdy z tych rodzajów pieniądza, aby wiedzieć gdzie i ile mamy tego środka płatniczego.
Samą poważną wadą tych szablonów lub im podobnych jest to, że nie pokazują jak się zwiększa(zmniejsza) nasz majątek(aktywa), którym dysponujemy z miesiąca na miesiąc. Lub na odwrót, system musi pokazywać jak się zmniejsza(zwiększa) z okresu na okres nasze zobowiązania(pasywa), czyli nasze zaciągnięte kredyty, pożyczki. W ten bardzo prosty sposób możemy kontrolować na bieżąco naszą Wartość netto, o której tak dużo mówią, ale nie pokazują jak prawidłowo ją policzyć i mieć pełną kontrolę nad daną wartością.
Jestem zwolennikiem standardowego arkusza kalkulacyjnego w postaci Excel. Dlaczego? Za pomocą danego narzędzie można eliminować prawie wszystkie wady, które występowały w poprzednich formach zarządzania. Jest o wiele prostszy i wydajniejszy niż inne narzędzia. Dziś prawie każdy umie posługiwać się Excelem, a jeżeli nie to można szybko nauczyć. Mamy pełną kontrolę nad procesem i rozumiemy jak występują przepływy pieniężne w całym systemie, ponieważ występuje pole wpisywania i poprawiania formuł, które pokazują wszystkie zależności poszczególnych pozycji. W razie potrzeby możemy edytować, dodawać lub eliminować określone kategorię. Cały proces jest zautomatyzowany tak jak my tego chcemy i od nas wymaga się tylko wpisania określonej kwoty, a arkusz kalkulacyjny sam wszystko przelicza i poukłada na swoje miejsca.
Pierwszy swój arkusz kalkulacyjny stworzyłem jeszcze na pierwszym roku studiów w Szkole Głównej Handlowej. To była bardzo prosta tabela, gdzie wpisywałem wszystkie realizowane i planowane wydatki (przychody). Musiałem kontrolować swoje finanse, bo stypendium był jedynym źródłem utrzymania. To były moje pierwsze poważne kroki w kontrolowaniu kasy. Z czasem jak uzyskałem więcej wiedzy z finansów, księgowości, to staram się unowocześnić mój model, aby lepiej kontrolować i zarządzać pieniędzmi. Model postępowo został uzupełniony o „Bilans”, „Rachunek kosztów i przychodów” oraz „Rachunek przepływów pieniężnych”. Starałem się uprościć system do maksymalnego poziomu, aby był intuicyjny, logiczny i każdy mógł nim korzystać wykorzystując zdrowy rozsądek.
Przed tym jak udostępnić dany arkusz wytłumaczę chłopskim językiem role i związek między takimi pozycjami jak „Bilans”, „Rachunek kosztów i przychodów – RKiP” i „Rachunek przepływów pieniężnych – RPP”. Proszę tego się nie bać, bo może na pierwszy rzut oka to brzmi zbyt zawansowano, ale w rzeczywistości po pełnej krótkiej praktyce będą dla Ciebie łatwe w stosowaniu.
Będą nagrane widea, gdzie na konkretnych przykładach pokaże jak posługiwać się danym narzędziem. Jeżeli według Ciebie będzie brakowało jakiś wspomagającej opcji w danym systemie to będę uzupełniał i udostępniał. Na samym początku pokaże główny „kręgosłup” systemu i z czasem będziemy narzucać „mięso” w postaci brakujących opcji. Jeżeli ktoś będzie miał jakieś swoje ciekawe przypadki do księgowania, to tak samo będę starać się nagrywać widea, aby każdy wiedział jak rozwiązać dany problem.
Proszę o Twoją opinię
Poświęcam wszelkich starań, aby donieść do Ciebie wartościową informację, która będzie użyteczna w praktyce. Zależy mi na Twojej opinii, aby wiedzieć, czy zmierzam w dobrym kierunku. Twój głos będzie dla mnie bodźcem do większych wysiłków.
Jeżeli uważasz, że dany blog finansowy dostarcza wartościowych informacji to pomóż mi w dotarciu do innych osób poprzez wklejanie adresu www.blogfinance24.pl na Facebook, Twitter, GooglePlus, VK(vkontakcie) lub na swoim blogu.
Dziękuję za wsparcie i życzę miłego dnia 🙂
